阶段一：收信与登记（1个工作日内）

   1.每周一查看上一周校长信箱内容（电子邮箱）。

   2.录入《校长信箱登记表》，包含日期、收信邮箱、问题分类、答复情况。

阶段二：分类与转办（1个工作日内）

   1. 初步判断：

（1）直接回复类：政策咨询、常见问题（由信箱管理员直接草拟回复）。

（2）转办类：涉及具体部门（如教学、后勤、财务等）。

（3）上报类：重大事项或跨部门难题，整理要点后报送校办或校长阅示。

2.转办操作：

由信箱管理员将内容转呈具体部门，明确要求：

（1）回复时限（收信本周三个工作日内回复）。

（2）需同时提供电子版与纸质签字版（存档）。

阶段三：回复审核与定稿（2个工作日内）

1.初稿审核：

（1）部门回复初稿需经负责人签字确认。

（2）信箱管理员核对内容是否针对问题、政策解释是否准确、语气是否妥当。

2.定稿审批：

修改意见需及时反馈至部门调整。

阶段四：回复与反馈（收信一周内完成）

1.回复渠道：通过邮箱回复

2.记录归档：将信件回复稿归档（电子+纸质），并更新登记表状态“已回复”。