一、收信与登记（1个工作日内）

1.每周一查看上一周校长信箱内容（电子邮箱）。

2.在《校长信箱登记表》中做好登记，包含来信时间、收信邮箱、问题分类、拟交办部门等。

二、分类与转办（1个工作日内）

1.初步判断：

（1）直接回复类：政策咨询、常见问题（由信箱管理员直接草拟回复）。

（2）转办类：涉及具体部门（由信箱管理员直接转相关部门落实）。

（3）上报类：重大事项或跨部门问题，报校领导阅示后转交相关部门落实。

2.转办操作：

由信箱管理员将内容转呈具体部门，明确要求：

（1）回复时限（收信本周三个工作日内回复）。

（2）需同时提供电子版与纸质签字版（存档）。

三、回复审核与定稿（5个工作日内）

1.接办部门对来信反映问题和意见建议进行处置，撰写回复初稿：

（1）部门回复初稿需经负责人审核并加盖部门公章。

（2）信箱管理员核对内容是否解决问题、政策解释是否准确、表述是否妥当。

2.定稿审批：

修改意见需及时反馈至部门调整。

四、回复与反馈（收信10个工作日内完成）

1.回复渠道：通过邮箱回复

2.记录归档：将信件回复稿归档（电子+纸质），并更新登记表状态“已回复”。